Financieel Administratief Directeur

Gent wil binnen Vlaanderen en Europa een voorloper zijn in het gebruik van digitalisering als hefboom voor klantvriendelijke en effectieve dienstverlening door middel van efficiënte en performante processen en systemen.

District09 is een autonoom gemeentebedrijf en staat binnen groep Gent in voor alle ICT.

District09 telt 200 medewerkers op de payroll en doet ook beroep op een 60-tal consultants. Er is een jaaromzet van circa 50 miljoen euro. Als zelfstandige groepering werken we voor Stad en OCMW Gent, Hulpverleningszone Centrum, AG Kunsten en Design, AG Erfgoed, IVA Mobiliteitsbedrijf, IVA Historische huizen, IVA Onderwijs, Politiezone Gent, Sociaal Verhuurkantoor Gent, Muziekcentrum De Bijloke Gent vzw, REGent vzw, SodiGent vzw en WoninGent.

We zoeken een Financieel Administratief Directeur met belangstelling voor digitalisering en een passie voor de uitdagingen van een stad als Gent.

Als lid van het directiecomité rapporteer je aan de Algemeen Directeur van District09. Je bereidt mee het directiecomité en de raad van bestuur voor.

Je bent het financiële gezicht, intern én voor onze klanten. Voor je onderscheiden vakgebieden bouw je daarom een relatie uit met de diensten van Groep Gent, waarin je zowel responsabilisering als collegialiteit beoogt. Je werkt daarbij ook binnen de principes die gelden voor de Groep Gent.

Je bent strategisch en operationeel verantwoordelijk voor drie cruciale diensten in onze organisatie: Financieel beheer, HRM en Aankoop.

Hiervoor kan je rekenen op de expertise van het financiële team, het HR-team en het aankoopteam, samen een groep van een 13-tal medewerkers.

Je ondersteunt (voor je vakgebieden) de Algemeen Directeur en de overige leden van de directie in de coaching en responsabilisering van de budgethouders, projectleiders en andere verantwoordelijken binnen District09.

Waarom voor jou?

Financieel beleid

Binnen het kader van het decreet lokaal bestuur zorg je met het financiële team voor een open en transparant financieel beleid, initieer en optimaliseer je de financiële processen, procedures en rapporteringen en dit afgestemd op de noden van de organisatie en haar deelnemers.

Dit omvat onder meer de volgende concrete onderdelen:

• Het periodiek afstemmen met de (interne) klanten, de inkomsten- en uitgavenstromen in beeld brengen en transparante, onderbouwde en duidelijk verstaanbare opvolgings- en statusrapporten leveren over de financiële situatie en de geleverde inspanningen per klant en per project of activiteit.
• Het organiseren van de controlling activiteiten doorheen de organisatie.
• Het opstellen en opvolgen van de periodieke afrekening per klant.
• Het opstellen en opvolgen van meerjarenplannen, jaarbudgetten, inkomstenprognoses, betalingsprognoses en liquiditeitsprognoses.
• Het voeren van een correcte analytische en algemene boekhouding overeenkomstig de beleids- en beheerscyclus.
• Onderhouden van externe contacten met o.a. de belasting instanties, klanten, auditors, bedrijfsrevisor, juridische adviseurs.
• Het implementeren en inhoudelijk runnen van SAP-financiën.
• Het succesvol begeleiden van de veranderingsprocessen waardoor je een competitieve organisatie uitbouwt.

Personeelsbeleid

Je bent met het HR-team eindverantwoordelijk voor het verder ontwikkelen, implementeren, opvolgen en bijsturen van het personeelsbeleid, dit alles gekaderd binnen de strategie, doelstellingen en bedrijfscultuur van District09.

Het vakgebied omvat onder andere volgende deelgebieden :

• Het creëren van een biotoop waarin medewerkers zich goed voelen, groeien en fier zijn dat ze bij District09 werken.
• Het opvolgen van relevante interne en externe ontwikkelingen in het HRM domein en deze ontwikkelingen vertalen naar consequenties en naar mogelijkheden voor de organisatie.
• Het organiseren en het opvolgen van het sociaal overleg, het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) en de welzijnsenquête.
• Het correct en tijdig verwerken, opvolgen en bijhouden van alle personeelsadministratie en lonen opdat de lonen tijdig en correct betaald worden, de wettelijke verplichtingen gerespecteerd worden en de individuele dossiers volledig in orde zijn volgens de rechtspositieregeling, het arbeidsreglement en de geldende procedures en standpunten.

Aankoopbeleid

Je bent met de afdeling aankoop verantwoordelijk voor het voorbereiden, organiseren, adviseren, administratief beheren en analyseren van aankoop- en aanbestedingsdossiers, in overeenstemming met de wet op de overheidsopdrachten.

Daarnaast implementeer je nieuwe verbeterde inkoopstrategieën met het oog op kostenreductie (total cost of ownership), waarde, wendbaarheid, innovatie en klantgerichtheid.

Dit omvat onder andere onderstaande onderdelen:

• Maximale toeleiding en ondersteuning van leveranciers naar onze opdrachten die worden aangeboden.
• Nieuwe ontwikkelingen betreffende e-procurement opvolgen en indien nuttig toepassen binnen District09.
• Administratief afhandelen van opdrachten, selectieverslagen en gunningen.

Waarom met jóu

• Je beschikt over een masterdiploma of een master werk- en denkniveau.
• Je hebt minstens 8 jaar relevante beroepservaring in de 3 desbetreffende domeinen; waarvan minstens 4 jaar relevante professionele ervaring in het financieel domein (zoals bijvoorbeeld financieel beheer, financial controlling, financiële rapportering, analytische en algemene boekhouding overeenkomstig de beleids- en beheerscyclus).
• Je hebt minstens 2 jaar relevante professionele (project)leidinggevende ervaring.
• Je hebt (minstens) basiskennis in personeelsbeleid en aankoopbeleid
• Je kan een strategische visie ontwikkelen, je bent analytisch en cijfermatig sterk.
• Je volgt de trends op jouw vakgebieden, je analyseert in welke mate deze toe te passen zijn en je implementeert deze in de organisatie.
• Je bent een uitstekende communicator en je hebt bewezen dat je jouw mensen goed laat samenwerken met iedereen in de organisatie.
• De kenmerken van jouw aanpak zijn: coachend en verbindend leidinggeven met een klantgerichte insteek.

We vullen deze vacature in en leggen een wervingsreserve aan die 3 jaar geldig is. Deze gebruiken we voor toekomstige vacatures.

Jouw voordelen

District09 biedt je een voltijdse contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur, aan een eerlijk en competitief loon volgens barema A5. Daarnaast krijg je maaltijdcheques, ecocheques, een telewerkvergoeding, een eindejaarstoelage, 35 dagen wettelijke vakantie, een gratis hospitalisatieverzekering voor jou, je partner waarmee je samenwoont/echtgenoot en je kinderen, een groepsverzekering, een fietsvergoeding of een gratis abonnement voor het openbaar vervoer, een laptop én een smartphone met abonnement.

Werken doe je tijdens flexibele werktijden, eventueel van thuis uit, met voldoende aandacht om de balans met je privé in evenwicht te houden. Dankzij een persoonlijk ontwikkelingsplan, bouw je samen met ons je loopbaan verder uit.

Wat zijn de deelnemingsvoorwaarden?

• Masterdiploma of master werk- en denkniveau
• Gelet op de specificiteit van de functie is het noodzakelijk dat de kandidaten beschikken over 8 jaar relevante beroepservaring in de desbetreffende domeinen (financieel beleid, personeelsbeleid, aankoopbeleid) waarvan minstens 4 jaar relevante professionele ervaring in het financieel domein (zoals bijvoorbeeld financieel beheer, financial controlling, financiële rapportering, analytische en algemene boekhouding overeenkomstig de beleids- en beheerscyclus) en minstens 2 jaar relevante professionele (project)leidinggevende ervaring.
• Deze ervaringsvereisten kunnen op éénzelfde moment verworven zijn.

Wat zijn de algemene voorwaarden?

• Natuurlijk gedraag jij je altijd zoals het moet en geniet je de burgerlijke en politieke rechten. Dat bewijs je met een uittreksel uit het strafregister (een attest van goed zedelijk gedrag) dat niet ouder is dan drie maanden. Een schriftelijke toelichting van eventuele vermeldingen is toegestaan.
• Je laat de stad door je aderen stromen en je bent medisch geschikt voor de functie (volgens de wetgeving voor het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk). Afhankelijk van de functie waarvoor je solliciteert, word je uitgenodigd voor een medisch onderzoek.
• Je voldoet aan de wetgeving over de leerplicht.
• Voor sommige functies dien je Belg te zijn, namelijk als de functie een rechtstreekse of onrechtstreekse deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhoudt of werkzaamheden omvat voor de bescherming van de belangen van het bestuur. Als dit vereist is, lees je het in de vacature.
• Je behaalt een positief resultaat tijdens de selectieprocedure.
• Je voldoet aan de taalvoorwaarden (volgens de wetten op het gebruik van talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966). Concreet betekent dit voor onze organisatie dat je je verstaanbaar kan maken en je de instructies van je leidinggevende begrijpt.
• Je onderschrijft de anti-discriminatieverklaring.

Enkel kandidaten die voldoen aan de hier vastgestelde deelnemingsvoorwaarden via aanwerving komen in aanmerking (via screening op CV door de arbeidsconsulent).

De lijst van te aanvaarden kandidaten wordt door de arbeidsconsulent voorgesteld aan de selectiecommissie. De selectiecommissie beoordeelt definitief de geldigheid van de kandidaturen en stelt de lijst van kandidaten vast die doorgaan naar het volgende selectieonderdeel.

Om de te meten competenties (zie verder) efficiënt en doelgericht te kunnen beoordelen bestaat de selectieprocedure voor de aanwervingsprocedure uit onderstaand selectieprogramma.

• 1. Een computergestuurd deel voor kandidaten die deelnemen via aanwerving zonder een masterdiploma. Dit bestaat uit een eliminerende niveaubepaling op het niveau van de functie, aangevuld met een niet-eliminerend persoonlijkheidsonderzoek. Kandidaten met masterdiploma of een diploma hieraan gelijkgesteld leggen enkel het computergestuurd niet-eliminerend persoonlijkheidsonderzoek af.
• 2. Een eliminerend kort mondeling deel. In dit deel worden een beperkt aantal competenties en motivatie gemeten door o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, … te bevragen aan de hand van een interview met de arbeidsconsulent. De kandidaten moeten 50% halen om te slagen in dit onderdeel om tot de volgende selectieproef toegelaten te worden. Met deze punten wordt verder geen rekening gehouden, tenzij op het laatste selectieonderdeel een ex aequo behaald wordt.

De arbeidsconsulent maakt een geïntegreerd verslag op betreffende de genomen selectiestap inclusief tussentijdse beoordeling en rapporteert deze aan de selectiecommissie. Op basis van dit geïntegreerd verslag stelt de selectiecommissie de kandidatenlijst vast die doorgaan naar het volgende selectieonderdeel.

• 3. Een eliminerend assessment center. Art.8 §4 van de Rechtspositieregeling bepaalt dat “Voor de selectie van alle graden kan de aanstellende overheid in afwijking van artikel 22 §2 beslissen dat de selectie van de kandidaten geheel of gedeeltelijk via het Vlaams selectiecentrum voor overheidspersoneel aan een extern selectiebureau wordt uitbesteed.” District09 heeft dan ook een deel van de selectieprocedure, met name het houden van een assesment center uitbesteed via Poolstok aan het rekruterings- en selectiecenter Hudson. Dit gedeelte bestaat uit een capacitair onderzoek op het niveau van de functie, aangevuld met een persoonlijkheidsonderzoek (inclusief een assessment center op het niveau van de functie). Het assessment center resulteert in één van volgende beoordelingen: 'gunstig', 'gunstig met voorbehoud' of 'ongunstig'. Kandidaten met een beoordeling 'gunstig' of 'gunstig met voorbehoud' worden toegelaten tot het volgende selectieonderdeel.
• 4. Een eliminerend mondeling functiespecifiek deel. In dit mondeling deel met de selectiecommissie worden competenties gemeten door o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, … te bevragen. De kandidaat zal gevraagd worden een case op te lossen en/of een presentatie of dergelijke te geven. Dit gedeelte staat op 100 punten. Kandidaten moeten 60% behalen om te slagen in dit selectieonderdeel en om in de wervingsreserve opgenomen te worden of in aanmerking te komen voor een aanstelling in de functie.

De eindbeoordeling wordt aan de hand van een PV overgemaakt aan de Raad van Bestuur samen met het voorstel tot aanstelling.

Welke competenties meten we?

• Analyseren
• Team leiden
• Coachen
• Verantwoordelijkheid nemen (=Beslissen)
• Klantgericht handelen
• Samenwerken
• Resultaatsgericht werken
• Conceptualiseren

Over District09

Je collega's