Met respect voor je privacy

1. Waarop deze privacyverklaring van toepassing is

Deze privacyverklaring geldt voor de verwerking van jouw persoonsgegevens door AGB District09, een autonoom gemeentebedrijf naar Belgisch recht, gevestigd op Botermarkt 1, 9000 Gent, België, en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0749 998 654. Hierin leggen we uit hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken en welke rechten je daarbij hebt.

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens wanneer je onze website bezoekt, solliciteert via onze website, interesse toont om samen te werken aan digitale oplossingen, contact opneemt via het contactformulier of ons een beveiligingsprobleem meldt.

2. Waarom wij jouw persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is en voor specifieke doeleinden. Dit gebeurt op basis van een geldige juridische grondslag. We gebruiken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Voor een veilige en goed functionerende website
Wanneer je onze website bezoekt, plaatsen we cookies en andere trackingtechnologieën om de website goed te laten werken, te beveiligen en je gebruikservaring te verbeteren. Hierbij kunnen we jouw IP-adres, browsergegevens en toestelgegevens verwerken. De verwerking van persoonsgegevens via essentiële cookies gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang, omdat deze nodig zijn voor de werking van de website. Voor niet-essentiële cookies, zoals analytische of marketingcookies, vragen we eerst jouw toestemming. Voor meer info lees onze cookieverklaring.

Om sollicitaties te behandelen 

Wanneer je solliciteert via onze website, hebben we je persoonsgegevens nodig om je sollicitatie te beoordelen en contact met je op te nemen. We verwerken onder andere jouw voornaam, achternaam, geboortedatum en contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres), je CV en motivatiebrief. Dit doen we op basis van jouw toestemming.

Om samenwerkingen aan digitale projecten mogelijk te maken 

Wil je met ons samenwerken aan digitale oplossingen? Dan verwerken we je naam, e-mailadres en eventueel professionele persoonsgegevens om je aanvraag te bekijken en eventueel verdere stappen te zetten. Jouw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van jouw toestemming.

Om vragen te beantwoorden en ondersteuning te bieden 

Wanneer je contact met ons opneemt, gebruiken we je naam en e-mailadres om je vraag te beantwoorden en je verder te helpen. De verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt op basis van jouw toestemming.

Om de beveiliging van onze systemen te garanderen

Meld je een beveiligingsprobleem, dan verwerken we de verstrekte informatie om het probleem te analyseren en onze systemen beter te beveiligen. Je kunt ervoor kiezen om je (gebruikers)naam en e-mailadres met ons te delen. De verwerking van die persoonsgegevens gebeurt op basis van jouw toestemming.

3. Hoe wij jouw persoonsgegevens verkrijgen

Wij verzamelen jouw persoonsgegevens op verschillende manieren, afhankelijk van hoe je met ons in contact komt.

Je geeft ze zelf aan ons door 

Dit gebeurt wanneer je een formulier invult op onze website, solliciteert, met ons samen wilt werken aan digitale projecten, contact opneemt via e-mail of telefoon, of een beveiligingsprobleem meldt.

We verzamelen ze automatisch via onze website 

Wanneer je onze website bezoekt, worden bepaalde persoonsgegevens automatisch verzameld via cookies en andere trackingtechnologieën.

We krijgen ze via derden 

Soms ontvangen we persoonsgegevens van andere partijen, zoals wervings- en selectiebureaus (als je via hen solliciteert) of partners waarmee we samenwerken aan digitale projecten.

4. Hoelang wij jouw persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Hoe lang we jouw gegevens bijhouden, hangt af van de reden waarom we ze verwerken.

Sollicitaties 

Wanneer je solliciteert maar niet wordt aangenomen, bewaren we je persoonsgegevens maximaal 2 jaar na afsluiting van de sollicitatieprocedure. Word je opgenomen in een wervingsreserve, dan kunnen we je persoonsgegevens tot 5 jaar bijhouden. Word je aangenomen, dan vragen we extra persoonsgegevens op om je in ons personeelsbeheersysteem in te schrijven.

Contactaanvragen en samenwerkingen 

Neem je contact met ons op via het contactformulieren, dan bewaren we je gegevens tot 6 maanden na afhandeling van je vraag. Persoonsgegevens over aanvragen tot samenwerkingen voor digitale projecten bewaren we tot 6 maanden na het laatste waardevolle contact.

Cookies en automatisch verzamelde persoonsgegevens 

Sommige persoonsgegevens worden automatisch verzameld wanneer je onze website gebruikt. Cookies en trackinggegevens hebben verschillende bewaartermijnen, afhankelijk van hun functie. Meer details hierover vind je in onze cookieverklaring.

Beveiligingsmeldingen

Meld je een beveiligingsprobleem? Dan bewaren we de informatie zolang als nodig is om de melding te onderzoeken en onze systemen te beveiligen.

5. Met wie wij jouw persoonsgegevens delen

Wij gaan vertrouwelijk om met jouw persoonsgegevens en delen ze alleen als dat echt nodig is. Dit gebeurt uitsluitend met betrouwbare partijen en altijd binnen de geldende privacywetgeving. 

Wie binnen District09 toegang heeft tot jouw persoonsgegevens

Sollicitatiegegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van de HRM-afdeling die verantwoordelijk zijn voor het aanwervingsbeleid, evenals de beoordelaars en juryleden die betrokken zijn bij de selectieprocedure.

Wanneer we persoonsgegevens delen met externe partijen

In principe delen we jouw persoonsgegevens niet met externe partijen. Dit gebeurt enkel wanneer het echt nodig is, bijvoorbeeld in de volgende gevallen:

• Voor selectieprocedures: als een externe specialist wordt ingeschakeld voor een beoordeling.
• Voor wettelijke verplichtingen: als we bepaalde persoonsgegevens moeten doorgeven aan overheidsinstanties, bijvoorbeeld voor fiscale of administratieve verplichtingen, of als een rechtbank of toezichthouder hierom vraagt.

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan organisaties buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij dit strikt noodzakelijk is en voldoet aan de waarborgen die de AVG oplegt. Jouw persoonsgegevens worden nooit gebruikt voor commerciële doeleinden.

6. Hoe wij jouw persoonsgegevens beschermen

District09 neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of onrechtmatig gebruik. Hoewel we ons uiterste best doen om jouw persoonsgegevens te beschermen, is geen enkel systeem 100% veilig. Merk je een mogelijk beveiligingsprobleem op? Dan vragen we je dit te melden via het contactformulier of ons Responsible Disclosure-programma.

7. Jouw keuzes en rechten en hoe je ze kunt uitoefenen

Volgens de privacywetgeving heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

Recht op inzage

Je mag opvragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken. Dien je herhaaldelijk ongegronde of buitensporige verzoeken in, of lijkt je verzoek bedoeld om onze werking te verstoren? Dan kunnen we hiervoor een administratieve kost aanrekenen.

Recht op verbetering

Je hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens gratis te laten verbeteren. Wel vragen we je om bewijs van de fout die je wilt laten aanpassen.

Recht om toestemming in te trekken

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming, kan je deze op elk moment intrekken.

Recht op verwijdering

In bepaalde gevallen heb je het recht om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen. Wanneer je een verzoek tot verwijdering indient, beoordelen we of er wettelijke of andere dwingende redenen zijn om jouw persoonsgegevens toch te bewaren, zoals een wettelijke verplichting, een gerechtelijk bevel of een gerechtvaardigd belang van ons of een derde partij.

Recht op beperking van verwerking

In specifieke situaties kan je vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk stop te zetten. Dit kan bijvoorbeeld wanneer je de juistheid van jouw persoonsgegevens betwist of wanneer wij jouw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de opgegeven doeleinden, maar jij ze nog nodig hebt voor een juridische procedure.

Recht op bezwaar

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking. Voor direct marketing kan je op elk moment en zonder kosten bezwaar maken.

Recht op gegevensoverdracht

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming of een overeenkomst en dit gebeurt via geautomatiseerde processen, heb je het recht om jouw

persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en door te geven aan een andere partij.

Recht op bescherming tegen geautomatiseerde besluitvorming

Je hebt het recht om geen volledig geautomatiseerde beslissingen te ondergaan die juridische gevolgen voor je hebben of je op een andere manier sterk beïnvloeden. Op dit moment nemen wij geen volledig geautomatiseerde beslissingen. Mocht dit in de toekomst veranderen, dan heb je het recht om hier bezwaar tegen te maken.

Hoe kan je jouw rechten uitoefenen?

Je kan een verzoek indienen

• per mail via: privacy@district09.gent
• via het contactformulier
• per brief via:
• Data Protection Officer
  District09
  Botermarkt 1
  9000 Gent

Vermeld duidelijk welk recht je wilt uitoefenen en, indien nodig, geef een toelichting. Wij zullen je aanvraag in behandeling nemen en je op de hoogte houden van de verdere stappen. Als we niet zeker weten of jij degene bent die het verzoek indient, kunnen we je vragen om extra informatie ter bevestiging.

Ben je niet tevreden over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken? Laat het ons weten via bovenstaande contactmogelijkheden. Je kan een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie of bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via hun klachtenprocedure.

Laatst bijgewerkt : 28/04/2025