Vertrouwelijke meldingen binnen de klokkenluidersregeling

Waar gaat het over?

Klokkenluiders zijn personen die in een werkcontext informatie over inbreuken krijgen en die inbreuken melden.

In alle lokale besturen en zijn verzelfstandigde entiteiten geldt dezelfde regelgeving. Wie een inbreuk wil melden, volgt een bepaald procedure en krijgt zo een zekere bescherming. Er is een interne meldingsprocedure, en ook een extern meldingskanaal.

Wie kan een melding doen?

Personeelsleden van AGB District09.

Externen die een werkrelatie hebben met AGB District09.

• Personen die lid zijn van een bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan Ook leden die niet bij het dagelijks bestuur zijn betrokken, vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs.
• Aannemers, onderaannemers, leveranciers en iedereen die werkt onder hun toezicht en leiding.
• Personen die informatie over inbreuken hebben gekregen tijdens een werkrelatie die intussen beëindigd is.
• Personen van wie de werkrelatie nog moet beginnen en die informatie over inbreuken hebben gekregen tijdens de aanwervingsprocedure, of tijdens andere onderhandelingen vóór een contract werd afgesloten.

Waar en hoe doe je een melding?

1. Ben je personeelslid van AGB District09.

Gebruik bij voorkeur het interne meldingskanaal 
https://district09-klokkenluider.grantthornton-whistle.com/en/home
Er is ook een extern meldingskanaal beschikbaar.

Let op: Ben je door een andere organisatie ter beschikking gesteld aan AGB District09? Dan word je gezien als externe. Meld een inbreuk dan rechtstreeks bij het externe meldingskanaal.   

Het interne meldingskanaal

Je kunt je interne melding op drie manieren aan het interne meldingskanaal bezorgen.

• Digitaal via de tool  https://district09-klokkenluider.grantthornton-whistle.com/en/home

Dit is de snelste manier voor een vlotte afhandeling.

• Schriftelijk per brief: Stuur je brief naar dit postadres en vermeld het woord ‘vertrouwelijk’ duidelijk op de omslag:

Vertrouwelijk

District09
tav de algemeen directeur
‘vertrouwelijk’
Botermarkt 1
9000 Gent
 

• Telefonisch via 09/266 09 00 met de vraag naar de algemeen directeur. Als je ermee instemt, kan een telefonische melding worden opgenomen en/of een verslag worden opgemaakt. Dit gebeurt om de melding volledig en correct te registreren. Je krijgt de kans om het verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
• Of door telefonisch een afspraak te maken met de directeur op het nummer 09/09 266 09 00 tijdens de kantooruren. 

Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting met (een vertegenwoordiger van) het meldingskanaal om de informatie van je melding te bespreken.

Algemeen directeur Stefan De Smet is als hoofd van het personeel, overeenkomstig het Bestuursdecreet, het intern meldpunt. Deze bevoegdheid werd eveneens gedelegeerd aan de verantwoordelijke HR&Administratie Ellen Raes en stafmedewerker Catherine Ossemerct die dus ook dossiers kunnen behandelen.

Het externe meldingskanaal

Denk je dat je melding niet doeltreffend intern behandeld kan worden? Of dat je toch het risico loopt op represailles? Meld de inbreuk dan bij het extern meldingskanaal Audit Vlaanderen, een agentschap van de Vlaamse Overheid. Hier vind je de contactgegevens.

2. Ben je extern en heb je een werkrelatie met AGB District09.

Heb je al een interne melding gedaan? Of meen je dat de inbreuk bij een interne melding niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat?

Meld de inbreuk dan rechtstreeks bij het extern meldingskanaal Audit Vlaanderen, een agentschap van de Vlaamse Overheid. Hier vind je de contactgegevens.

Wat gebeurt er met je melding?

Wat kan je verwachten nadat je je melding bij ons hebt ingediend?

1. Ontvangstbevestiging

Je krijgt binnen 7 dagen na de dag van ontvangst door het meldingskanaal een ontvangstbevestiging.

Wil je geen ontvangstbevestiging krijgen? Vermeld dat dan zeker op het moment dat je je melding doet aan het meldingskanaal!

Als je melding al binnen 7 dagen is afgehandeld, is een ontvangstbevestiging niet meer nodig en krijg je meteen meer informatie.

2. Bijkomende informatie

Als de info uit je melding niet volstaat om een correcte beslissing te nemen, dan kan het meldingskanaal nog een intakegesprek met je voeren. Naast een intakegesprek kan het ook informatie verzamelen die nodig is om de onderzoekswaardigheid van de melding te beoordelen.

3. Maatregelen

Je krijgt informatie over wat er met je melding gebeurde binnen 3 maanden na de   dag waarop de ontvangstbevestiging is verstuurd.

Je komt te weten of er maatregelen genomen worden ten gevolge van je melding. We vermelden ook de reden. Let wel: de meldingskanalen mogen jou niet meedelen welke sanctie de betrokken persoon heeft gekregen. Ze mogen ook geen andere informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon schaadt.

Als er geen ontvangstbevestiging is verstuurd, krijg je die informatie binnen 3 maanden en 7 dagen nadat het meldingskanaal je melding heeft ontvangen.

Bescherming

Als je als klokkenluider een inbreuk meldt, ben je door de regeling beschermd.

Bescherming van identiteit

Je kiest zelf of je anoniem wil melden of je naam bekend wil maken.

Maak je je naam bekend, dan wordt je identiteit beschermd. Het meldingskanaal zorgt dat deze gegevens vertrouwelijk blijven (de toegang tot deze informatie wordt zoveel mogelijk beperkt):

• Jouw identiteit
• Identiteit van de anderen die in de melding genoemd worden
• Informatie waaruit jouw identiteit of deze van de anderen afgeleid kunnen worden

Meld je anoniem, dan blijft je identiteit uiteraard ongekend. Dit kan de afhandeling     van je melding wel bemoeilijken.

Bescherming tegen sancties

Als klokkenluider word je beschermd tegen eventuele sancties. Je mag niet gestraft worden of nadelen ondervinden omdat je de inbreuk hebt gemeld (bv. negatieve beoordelingen, ontslag ...). Welke sancties je werkgever niet mag nemen, kan je nalezen in artikel III.60/12, §1 van het Bestuursdecreet.

Als klokkenluider kan je informatie ook openbaar maken. Ook dan word je beschermd tegen sancties (als de melding voldoet aan de voorwaarden in artikel III.60/12, §2, tweede lid van het Bestuursdecreet).

Uitzonderingen

• Je kan deze regeling niet gebruiken om een lopende procedure tegen te houden.
• Als je bewust onjuiste informatie meldt of openbaar maakt, krijg je geen bescherming en zijn er wel straffen mogelijk. Je moet dus gegronde redenen hebben om te geloven dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist is.

Rechten van de betrokken persoon

De persoon over wie de melding gaat (de betrokkene), heeft deze rechten:

• Geheimhouding van de identiteit
• Recht op een doeltreffende voorziening in rechte
• Recht op een eerlijk proces
• Vermoeden van onschuld
• Recht van verdediging, bijvoorbeeld het recht om gehoord te worden en het recht op toegang tot hun dossier

Verwerking van je persoonlijke gegevens

Als je persoonlijke gegevens beschikbaar zijn, verwerkt het meldingskanaal jouw gegevens bij de behandeling en registratie van meldingen, op basis van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). 

Deze gegevens kunnen verwerkt worden:

• Naam van de melder
• Contactgegevens en functie van de melder
• Naam van de facilitator (persoon die ondersteuning geeft aan de melder zoals een vertrouwenspersoon, de vakbond, rechtshulp) of van derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van sancties in een werkcontext
• Naam en de functie van de betrokken persoon en informatie over de inbreuken van de betrokken persoon
• Naam van de getuigen
• Schriftelijke meldingen
• Stemopnames en het schriftelijke verslag van mondelinge meldingen

Regelgeving

Het Bestuursdecreet van de Vlaamse overheid voorziet een procedure waarbij je inbreuken kan melden en bescherming krijgen. Deze regelgeving is gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden.

Lees de klokkenluidersregeling in het Bestuursdecreet