Projectleider Cindy

Als projectleider en voorzitter van onze personeelsvereniging Distract09, kan Cindy haar talent voor organiseren ten volle uitspelen: van een CRM voor de Groendienst ontwikkelen tot een barbecue in een historisch pand op poten zetten.

Cindy, waar en wanneer ben je begonnen als projectleider?

‘Onmiddellijk na mijn studies. Ik heb Economische Wetenschappen gestudeerd, wat eigenlijk niets met ICT te maken heeft. De eerste zestien jaar heb ik bij een bank gewerkt als projectleider. Bij mijn sollicitatie wist ik wel nog niet van het bestaan af van die functie. De recruiter had dat profiel in mij herkend omdat ik hou van fiksen, plannen en organiseren. Ik denk dat je diploma niet echt uitmaakt als je er het karakter voor hebt. Goed ingezien van HR dat die job bij mij zou passen, want ik doe ‘m nog steeds heel graag.’

Hoe verschillend was projectmanagement bij de bank?

‘Het grote verschil is dat ik bij de bank in tandem werkte met een andere projectleider. Hij deed het IT-luik van projecten, ik deed het businessluik. Bij District09 is een job als projectleider breder omdat je beide moet combineren. Inhoudelijk heb ik dus veel technische zaken moeten bijleren toen ik hier kwam werken. Ineens had ik ook contact met programmeurs, systeembeheerders en de Servicedesk. Tof om zo veel profielen te leren kennen.’

‘Daarnaast werkte ik toen met financiële producten: bankkaarten, rekeningen, online bankieren … Een van de redenen waarom ik weggegaan ben bij de bank, is omdat ik me niet voor de rest van mijn leven voor een financiële instelling zag werken. Ik wou een einddoel waarbij ik me goed voelde en waarmee burgers écht tevreden zijn. Dus ging ik liever voor de Stad werken.’

Wat was jouw eerste job bij District09?

‘Voordat we opgedeeld waren in vijf inhoudelijke domeinen, werd ik ad hoc ingezet waar er behoefte was aan een projectleider. Voor mijn eerste project moesten we alle interfaces aanpassen van de nieuwe boekhoudkundige SAP-module met andere toepassingen. Meteen zeer technisch, dus ik werd in het water gegooid om te leren zwemmen. (lacht) Een toffe samenwerking was die met CultuurNet Vlaanderen voor de invoering van de UiTPAS, omdat ik zelf de meerwaarde inzag van die pas. Gent was een van de pilootsteden en wij moesten de vele bugs die nog in de software zaten eruit halen.’

Nu ben je projectleider CRM. Wat is dat juist?

‘Microsoft Dynamics CRM is een pakket voor dossierbeheer en casemanagement, dat je kan aanpassen op maat. Backoffices gebruiken het om alle burgervragen die ze ontvangen te beheren. Als je honderden mails per dag krijgt, volstaat Outlook niet meer. In dat pakket kan je ze makkelijk beheren via vastgelegde processen en gegevens. Een van de eerste CRM’s die we opgezet hebben, was voor het Mobiliteitsbedrijf toen het circulatieplan van start ging. Het stadsbestuur wou nauwgezet kunnen monitoren welke reacties er binnenkwamen.’

‘Mijn helikopterview komt goed van pas om ervaringen, best practices en checklists uit te wisselen’

Wie zit er allemaal in jouw team?

‘Elk lopend project heeft een functioneel analist, een programmeur en een projectleider. Zodra de toepassing live staat, is het aan de applicatiebeheerder voor de operationele opvolging. Iedereen werkt aan twee of drie CRM-projecten tegelijk, omdat elk project een relatief korte doorlooptermijn heeft en de business bij de Stad ons ritme anders niet kan volgen. Binnen ons domein zijn we in totaal met twee projectleiders om die projecten in goede banen te leiden.’

Wat houdt jullie taak dan concreet in?

‘Ik zorg voor de overkoepelende taken, zoals de raamcontracten met externe consultants en licentiehernieuwingen met Microsoft. Maar mijn hoofdtaak is over de planning en het budget van alle projecten waken, wat in deze drukke en kostenbewuste tijden alsmaar belangrijker wordt. Bijna dagelijks moet ik een planning bijsturen omdat er iemand ziek gevallen is of iets vertraging opliep. Ook de eindgebruikers moet ik soms een beetje bijsturen (lacht), want die komen wel eens met ideeën af waarvoor er op dat moment geen budget is. Beide zijn uitdagend, dus je moet goed tegen stress kunnen en niet te veel in de diepte willen werken, of je raakt nooit rond.’

Dan moet je ook te allen tijde van alles op de hoogte zijn.

‘Klopt, daarom zit ik bijna continu in meetings. Ik ben een sociaal persoon, dus ik ben blij dat ik weinig op m’n eentje werk. Ik werk het meest samen met de functioneel analisten, die alles configureren in CRM. Doorgaans vergaderen we in duo met de eindgebruikers bij de Stad. Als we dan vergaderen binnen ons team, komt mijn helikopterview goed van pas om ervaringen, best practices en checklists uit te wisselen tussen de collega’s. Zo krijgt iedereen een overkoepelend beeld van de werking van de backoffices in Groep Gent, werken we efficiënter en blijven we ons specialiseren.’

Zijn jullie een hecht team?

‘Absoluut. Als projectleider ben je een beetje de lijm tussen alle partijen, de sfeerbeheerder. Ik organiseer ook graag uitstapjes. Het werk verloopt veel vlotter als iedereen op tijd en stond kan lachen en iets leuks doen. ’s Middags gaan we altijd samen lunchen en wandelen. Na het werk spreken we ook wel eens af, soms met de key users van de business van de Stad erbij, zodat we hen ook fysiek en volledig zien in plaats van alleen hun hoofd op Teams. (lacht) En zo nu en dan doen we een tweedaagse, zoals een trip naar Zeeland. We hangen echt als een vriendengroep aan elkaar.’

‘Wij zien de eindgebruikers ook evolueren: eerst hebben ze schrik van de verandering, later zijn ze helemaal mee’

Vandaar dat je ook voorzitter bent van onze personeelsvereniging Distract09. Kan je daar wat meer over vertellen?

‘Toen we nog samenwerkten met Digipolis Antwerpen, hadden we een gedeelde personeelsvereniging. Die gaf de medewerkers attenties zoals paaschocola, maar organiseerde niet veel activiteiten en dat vond ik spijtig. Ik heb toen een heel financieel plan uitgewerkt en aan het management voorgesteld, en na goedkeuring hadden we elk onze eigen personeelsvereniging.’

‘Als voorzitter zie ik mee toe op de kosten en wie van het bestuur wat doet, dus eigenlijk ook de projectleiding, maar met een andere inhoud. Onze bekendste activiteiten zijn de nieuwjaarsfuif en de jaarlijkse barbecue. We hebben het geluk dat we gratis mogen gebruikmaken van unieke locaties in Gent, zoals het Gravensteen of de Sint-Pietersabdij. Bijna elke maand is er een activiteit, zodat alle collega’s elkaar eens kunnen zien nu we zo veel thuiswerken.’

Op welke prestatie ben je het meest trots?

‘Op de evaluaties die we krijgen. Als een project een paar maand af is, krijgen de gebruikers een vragenlijst over onze projectwerking. Meestal zijn ze heel tevreden, over zowel het eindproduct als de samenwerking. Wij zien ze ook evolueren: in het begin hebben ze wat schrik van de verandering, maar als ze na een tijdje beseffen dat ze niet meer in Outlook of Access hoeven te prutsen, zijn ze helemaal mee in het verhaal. Da’s echt fijn om te zien.’

Tot slot: wat vind je het leukst aan jouw job?

‘Ik vind de veelzijdigheid juist zo leuk. Ik ben een beetje met alles tegelijk bezig door bij zo veel projecten betrokken te zijn die allemaal in een andere fase zitten, van de oorspronkelijke vraag tot het testen van de software. Mijn verantwoordelijke vraagt me tussendoor ook naar mijn mening of cijfers of rapporteringen, dus het is fijn dat ook zij rekening houdt met wat ik zeg. En als ik zelf iets niet goed weet, kan ik haar altijd om hulp vragen. Zelf zou ik geen leidinggevende kunnen zijn, want ik ben te veel een doener. Ik zou het missen om mijn projecten te zien groeien en afgewerkt raken.’

‘Sowieso vind ik dat iedereen bij District09 relatief veel vrijheid krijgt. Misschien komt het niet zo over omdat er veel procedures en regels bestaan, maar als je je ergens niet in kan vinden, mag je altijd feedback geven. Je moet natuurlijk wel de energie hebben om er iets aan te doen en niet klagen als je het zelf zou kunnen oplossen. De leidinggevenden en directie staan echt wel open voor initiatieven.’

Bedankt voor het gesprek, Cindy!